LOPD en Comunidades de propietarios

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TalentoPROTEC, empresa especializada en la Adaptación a la Ley de Protección de Datos en Comunidades de Propietarios, te ofrece como ADMINISTRADOR de FINCAS el servicio integral de adaptación a la LOPD para tu empresa y tus COMUNIDADES DE PROPIETARIOS clientes.

SERVICIOS
- INSCRIPCIÓN DE FICHEROS EN AGPD
- DOCUMENTO DE SEGURIDAD OBLIGATORIO
- CLÁUSULAS INFORMATIVAS
- CONTRATOS DE CESIÓN DE DATOS
- PROTOCOLO DE DERECHOS ARCO
- SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y AUDITORÍA

BENEFICIOS
- DESCUENTOS POR VOLUMEN
- RÁPIDA IMPLANTACIÓN
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Papel de la Comunidad y del Administrador de fincas
Como cualquier organización que maneja datos personales, las comunidades de propietarios tienen que cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (Lopd). La comunidad de propietarios toma el papel de responsable del fichero, ya que ésta decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento (obligado por la Ley de propiedad horizontal y los propios estatutos de la comunidad).

El administrador deberá implementar las medidas de seguridad exigidas en función del nivel de seguridad del fichero, así como elaborar un documento de seguridad. Así mismo cumplirá con el deber de información y de facilitar el ejercicio de los derechos ARCO. Esta relación debe regularse en un contrato de tratamiento de datos o prestación de servicios entre la comunidad y el administrador. 

Si bien, se excepcionará de solicitar el consentimiento a cada vecino para tratar los datos (dentro de la finalidad) al tratarse de una relación negocial necesaria para su mantenimiento y cumplimiento. En el caso de que aparte de los propietarios existan trabajadores tales como personal de limpieza, portero, mantenimiento etc, habrá que ver caso por caso la necesidad de solicitar el consentimiento.

¿Es obligatoria la implantación de la LOPD en las comunidades de vecinos?
Tal como establece el artículo 3 d) de la LOPD, se define como Responsable del Fichero a la “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. La Comunidad de Propietarios tiene la obligación de cumplir con la LOPD, al ser la responsable del fichero.

En el caso de las Comunidades de Propietarios, las actividades del administrador de una determinada comunidad, son la derivadas de su propia integración, como órgano de gobierno en la citada comunidad, sin que el mismo pueda utilizar la información de que tenga conocimiento como consecuencia del ejercicio de su función para un fin distinto del derivado de la gestión que le haya sido encomendado, en el ámbito de las funciones que el administrador atribuye el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Es por ello que la condición de responsable del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios, siendo el administrador un mero usuario del fichero. En el caso del que los ficheros se encuentren ubicados en el propio despacho del administrador de fincas, este será el encargado del tratamiento, siendo necesario y obligatorio el cumplimiento del artículo 12 de la LOPD.

¿Quién realiza la adaptación a la LOPD?
La obligación de notificar los ficheros a la AEPD corresponde a la comunidad, lo cual no impide que la notificación la realice otra persona (normalmente el administrador o firmas especializadas como Talento Protec, en nombre de la comunidad. Se realizará una notificación en relación con los ficheros de datos de carácter personal de cada una de las comunidades que el administrador represente.

Normalmente, la comunidad de propietarios delega toda la tarea de gestión en el administrador de fincas, tratando y custodiando éste sus datos personales. Por tanto, este administrador sería un encargado del tratamiento (persona física o jurídica que solo o conjuntamente con otros trata datos personales por cuenta del responsable del fichero).

TalentoPROTEC facilita la labor al administrador de fincas mediante el servicio LOPD de comunidades de propietarios y un acuerdo marco para beneficio de todas las partes.

¿Es legal publicar los nombres de vecinos morosos en el tablón de la comunidad?
Es posible la publicación de los datos personales de los vecinos deudores de la comunidad en dos supuestos:
- En la convocatoria de la Junta de vecinos
- En la publicación del acta aprobado en Junta
Ahora bien, antes de llegar a la publicación en el tablón de anuncios, se ha de seguir el siguiente procedimiento:
- Notificar al afectado en su domicilio conocido la convocatoria de la Junta o el Acta donde se contiene su condición de deudor.
- En su defecto, se notificará en el inmueble del que es propietario en la comunidad de que se trate.

En caso de total imposibilidad para notificar personalmente, se procederá a publicar la convocatoria de Junta o el Acta en el tablón de anuncios del edificio o lugar visible. La finalidad de colgar la lista en el tablón es informar a los propietarios deudores que se hallan en tal situación, y no poner en conocimiento de terceros tal hecho, aunque ello sea una consecuencia inevitable. Por ello, se ha de intentar por otros medios notificar personalmente a los afectados, quedando la publicación en el tablón de anuncios como última posibilidad.

Sanciones a comunidades
Con relación a las sanciones que impone la Agencia Española de Protección de Datos a las Comunidades de vecinos y propietarios, tres son los incumplimientos legales más frecuentes en estos casos, en lo que respecta a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal:
- El no tener inscritos los ficheros que contienen datos de carácter personal en el Registro de la AEPD.
- Disponer de zonas videovigiladas en la Comunidad y que no estén debidamente señalizadas.
- Por último, la publicación de datos de carácter personal de los vecinos morosos de la Comunidad de Propietarios.

Algunos ejemplos de sanciones impuestas a las comunidades de vecinos por parte de la Agencia Española de Protección de Datos, relativas a los tres casos expuestos son, 600€ por no tener inscritos los ficheros en el Registro, 1.000€ por tener un sistema de videovigilancia y no haber colocado el pertinente cartel obligatorio y 6.000€ por exponer en un tablón de anuncios público los datos de un vecino moroso. 

El primero de los casos, hace referencia al incumplimiento en la LOPD, que obliga a notificar los ficheros ante el Registro de la Agencia. Toda Comunidad de Vecinos o de Propietarios cuenta al menos con un fichero con los datos de todos los co-propietarios y además se debe examinar si existen más ficheros, como puede ser el de videovigilancia, (el cual o los cuales deben ser comunidados a la AEPD).

Si existen cámaras de vigilancia, que es el segundo punto que nos ocupa, se trata de un fichero diferente al de “co-propietarios o vecinos” ya que además de la imagén de todos ellos, puede recoger imágenes de terceras personas (visitas, cartero, limpieza, mantenimiento, etc…) que estarían afectos a ello, y con una serie de derechos la la LOPD les otorga.

Las zonas de la comunidad, que estén videovigiladas, graben o no imágenes, debe estar señalizada con el pertinente cartel informativo que informe de ello, y éste es un incumplimiento muy frecuente y fácilmente detectable por usuarios y autoridades competentes en esta materia, ya que incluso la propia policía municipal llega a realizar denuncias de este tipo y cualquiera que observe que existe una cámara y no hay cartel informativo, puede efectuar la denuncia ante la Agencia Española de Protección de Datos.

El tercer y último apartado hace referencia al hábito que existe en muchas comunidades de mostrar en el tablón de anuncios del propio portal listas de morosos, correspondientes a las actas de las juntas, que al tratarse de una zona no restringida puede visualizarlo cualquier persona, visitas, cartero, empleados de limpieza, etc… la Ley de Propiedad Horizontal permite informar de las situaciones de morosidad en que incurren los vecinos al resto de propietarios, que deben conocer al detalle la situación económica, pero habrá que hacerlo con especial cuidado para no incumplir la LOPD.

Para más información, o visita de alguno de nuestros consultores técnicos especialistas en protección de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros en el 955 268 956 / 617 387 074 o en Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.

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